Presentare autocertificazione o dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà

L'autocertificazione può essere prodotta da:

• cittadini italiani e dell'Unione Europea;
• legale rappresentante o procuratore: per le persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, comitati e associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione Europea;
• cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente ai dati verificabili in Italia da parte di soggetti pubblici;
• cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in procedimenti relativi a materie per le quali esiste una convenzione fra il loro paese di origine e l'Italia.

Può produrre la dichiarazione sostitutiva qualsiasi persona maggiorenne si presenti personalmente agli sportelli anagrafici, munita di un documento d'identità valido. 

Il cittadino impossibilitato fisicamente a muoversi può chiedere l'autentica della firma a domicilio, compatibilmente con le disponibilità degli uffici.

L'autocertificazione è la dichiarazione, prevista dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che sostituisce la produzione di certificati verso le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono.

La mancata accettazione dell’autocertificazione da parte dei soggetti tenuti a farlo costituisce una violazione dei doveri d'ufficio.

Ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000 è possibile autocertificare:

• data e luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• stato di famiglia;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio/a;
• decesso del congiunto dell'ascendente o discendente;
• iscrizione in albi o elenchi tenuti dalle pubbliche amministrazioni;
• appartenenza ad ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da legge speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali,
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato.

L'esibizione di un documento d'identità o di riconoscimento (ad esempio carta d'identità, passaporto, patente di guida, libretto di pensione etc.) a seconda dei dati che contiene sostituisce i certificati di nascita, residenza, cittadinanza e stato civile.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è  una dichiarazione relativa a tutti i fatti, gli stati e le qualità personali non compresi nell'elenco dei dati autocertificabili (previsti dall'art. 46 del D.P.R. 445/2000) e che sono relativi al soggetto dichiarante o anche a terzi, purché il dichiarante ne sia a diretta conoscenza ed abbia un personale interesse a rendere la dichiarazione. Tale dichiarazione sostituisce l’atto notorio nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono.

Autenticazione della firma
Per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, così come per le istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici servizi non è prevista l’autenticazione del firma: è sufficiente sottoscriverle davanti al dipendente addetto o, qualora siano inviate per posta, per fax, tramite terza persona o per via telematica, allegare la fotocopia del documento di identità del sottoscrittore.

L'autocertificazione va firmata dal cittadino dichiarante o dall’altro soggetto di cui sopra. Tale sottoscrizione non va autenticata, né va allegata copia del documento d'identità del dichiarante.

Può essere presentata all'ente pubblico anche da un'altra persona e può essere inviata anche a mezzo postale o per fax. Può altresì essere trasmessa per via telematica se:

• firmata digitalmente (con firma digitale o firma elettronica avanzata); 
• quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), con la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
• trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare.

La dichiarazione sostitutiva di certificazione:

• non sconta l’imposta di bollo;
• ha la stessa validità del certificato che sostituisce;
• è utilizzabile nel rapporto con le amministrazioni pubbliche, con i gestori dei pubblici servizi, con i privati che lo consentano.

Salvo nel rapporto con l’autorità giudiziaria e per i certificati necessari per l’attribuzione della cittadinanza, è espressamente vietato alle amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi richiedere certificati al posto dell'autocertificazione.

Dal 1° gennaio 2012 agli uffici pubblici è vietato rilasciare certificati da esibire ad altre pubbliche amministrazioni ed ai privati gestori di servizi pubblici (art. 40, D.P.R. 445/2000). Pertanto, l'ufficio anagrafe può rilasciare esclusivamente certificati ad uso privato.

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
L’invio telematico della dichiarazione è consentito se:

• firmata digitalmente (con firma digitale o firma elettronica avanzata); 
• quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), con la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
• trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare.

L'autenticazione della sottoscrizione è prevista invece per le dichiarazioni:

• rivolte ai privati;
• da produrre alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.

In questo caso il cittadino può autenticare la propria firma in calce alla dichiarazione anche all'Ufficio Anagrafe, presentandosi personalmente allo sportello munito di un valido documento di riconoscimento.

• L'ufficiale dell'Anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Pertanto il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc.) e tanto meno concretizzare una procura.

L'autentica della sottoscrizione consiste nell'attestazione di un pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza dopo essersi accertato dell'identità della persona che sottoscrive.

Qualora gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione/attestazione (comprese le pensioni estere) siano redatti in lingua straniera, non è possibile effettuare l'autenticazione se il testo non è scritto anche in lingua italiana.

• L’ufficiale di Anagrafe può autenticare la firma sui “passaggi di proprietà” di autoveicoli registrati al PRA, dietro presentazione dell’atto di vendita che, di norma, deve essere redatto sul retro del certificato di proprietà, con la sola firma del venditore. Con l’autenticazione della firma, il passaggio di proprietà non è completato: sarà cura dei privati coinvolti recarsi presso il PRA o all’ACI per la trascrizione e i relativi pagamenti. Anche in questo caso l’autenticazione della firma sconta l’imposta di bollo e i diritti di segreteria per € 0,52. Nel caso il venditore sia una persona giuridica, la firma dovrà essere apposta da chi ne ha titolo, dietro presentazione di apposita documentazione da cui ciò risulti (statuto, visura camerale ecc.).

La presentazione di autocertificazione o dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.

L’autenticazione della firma è immediata, salvo necessità di verifica e approfondimenti.

Per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà le autentiche delle firme assolvono l'imposta di bollo (marca da bollo) e i diritti di segreteria pari a € 0,52 salvo i casi di esenzione esplicitamente previsti dalla normativa in vigore.

Nei seguenti casi particolari le dichiarazioni debbono essere prodotte da altri soggetti:

• minori: chi esercita la responsabilità genitoriale;
• interdetti: il tutore;
• inabilitati e minori emancipati: può dichiarare l'interessato con l'assistenza del curatore;
• chi non sa o non può firmare: la dichiarazione va resa davanti a un pubblico ufficiale;
• chi si trova in condizioni di temporaneo impedimento per motivi di salute: la dichiarazione può essere resa davanti al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi ultimi, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Chi ha avuto attribuito alla nascita, prima di aprile 2001, un nome composto da più elementi, anche se separati tra di loro, può richiedere, una sola volta, all’ufficiale dello stato civile del luogo di nascita l’esatta indicazione con cui , in conformità alla volontà del dichiarante, o, all’uso fattone, devono essere riportati gli elementi del proprio nome negli estratti per riassunto e nei certificati rilasciati dagli ufficiali di stato civile e di anagrafe. Non è ammessa l’alterazione dell’ordine dei vari elementi né l’indicazione del solo secondo o terzo nome.

In caso di dichiarazione mendace, il cittadino incorre in sanzioni penali e perde gli eventuali benefici ottenuti sulla base di esse. Le amministrazioni hanno l'obbligo di effettuare controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini. Quindi si deve compilare il documento con esattezza, a propria esclusiva responsabilità.