L’autentica è possibile esclusivamente per copie di documenti originali (non è pertanto possibile autenticare una “copia di copia”) e queste ultime possono pertanto sostituire l'originale per gli usi previsti dalla legge. Non si può autenticare la copia di un atto notarile (unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso).
Nel caso di originale creato su supporto informatico, è necessario rendere disponibile il file, munito di marcatura temporale e di firma digitale in corso di validità, per l’opportuna verifica. Solo in presenza di tali requisiti l’ufficiale d’Anagrafe potrà procedere alla stampa del documento dal supporto informatico e all'autenticazione della stessa.
È dovuta, dall’origine, l'imposta di bollo a seconda dell'uso del documento (le ridotte casistiche di esenzione sono regolate dalla tabella B allegata al D.P.R. 642/1972 e dalle pronunce dell’Agenzia delle Entrate), nella misura di una marca da bollo ogni quattro facciate/fogli + € 0,52 per diritti di segreteria.
Per la documentazione riportata di seguito si può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
- atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
- copie di pubblicazioni;
- titoli di studio;
- documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
In tale caso si applica quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
- Non possono, invece, essere sostituiti da dichiarazione sostitutiva o da altro documento:
- i certificati medici;
- i certificati sanitari;
- i certificati veterinari;
- i certificati di origine;
- i certificati di conformità CE;
- i certificati di marchi o brevetti.
La legalizzazione (o “autenticazione”) della fotografia consiste nell'attestazione, da parte di un Pubblico Ufficiale, che una fotografia corrisponde alla persona interessata.
Tale legalizzazione serve per ottenere il rilascio di documenti personali (passaporto, licenze di caccia, licenza di pesca, porto d’armi ecc.).
L'art. 34 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 prevede che le fotografie per il rilascio dei documenti personali siano autenticate direttamente dall'ufficio competente a rilasciare il documento richiesto (ad es. le fotografie per il passaporto possono essere direttamente autenticate dalla Questura) oppure dall’Ufficio Anagrafe.
Per ottenere la legalizzazione di foto occorre che si presenti la persona interessata, munita di un documento d’identità.
- La necessità di esibizione di foto autenticata da parte dei cittadini deve essere esplicitamente prevista per legge e il ricorso agli uffici comunali è possibile solo quando la foto debba essere prodotta ad una pubblica amministrazione (es. rilascio patente, rilascio porto d’armi). Rimangono quindi esclusi i rapporti con uffici privati.
